Konferencer og stormøder er vigtige anledninger for en virksomhed, hvor man kan samle sit personale, kunder og leverandører. Men det kræver en masse planlægning og forberedelse at sikre, at det bliver en succesfuld event. Lige fra valg af venue til valg af deltagere og programmet, er der mange faktorer, der spiller ind (Se evt. https://danishevent.com/event-ydelser/corporate-events/konferencer/). I denne blog vil vi se på, hvordan man planlægger og afholder en vellykket konference eller stormøde for sin virksomhed.
1. Identificer formålet med konferencen/stormødet
Det første skridt er at identificere formålet. Hvorfor vil du afholde en konference/stormøde? Er det for at lancere et nyt produkt, samle medarbejderne for at fejre årets succeser, eller er det for at netværke med kunder og leverandører? Identificer formålet, og hold fokus på det gennem hele planlægningsprocessen.
2. Vælg det rigtige venue
Når man har identificeret formålet, er det tid til at vælge venue. Det er vigtigt at finde et sted, der passer til formålet med konferencen/stormødet, og som også passer til det antal deltagere, du forventer. Tænk over placeringen, parkeringsmuligheder og lokal transport, og sørg for at det er let for alle deltagere at navigere.
3. Planlæg programmet
Planlæg programmet for konferencen/stormødet med omtanke. Det skal være velstruktureret og interessant, og det skal tjene formålet med eventet. Sørg for at have forskellige talere, breakout sessions og networking muligheder, så deltagerne kan få maksimalt udbytte og få mulighed for at netværke.
4. Tænk på event teknologi
Teknologi er en vigtig faktor i-afholdelsen af en vellykket konference/stormøde. Vælg din teknologi med omtanke fra registrering, til deling af præsentationer, eller facilitetsovervågning. Overvej også en event-app, så deltagere kan se programmet og planlægge deres dag.
5. Test alt inden eventet
Test alle aspekter af event-teknologien, før konferencen/stormødet løber af stablen, fra mikrofoner til lys og lyd. Tjek alt fra check-in-systemet til wifi-forbindelsen. Test også indholdet af taler-præsentationerne i forvejen. En fejl under eventet vil give et dårligt indtryk af hele din virksomhed.
